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Gmailのビジネス文書としての法的有効性
企業で Gmail を利用する場合、見積書、仕様書、発注書、請求書など、取引の記録として非常に重要なデータを送受信されることも多いと思います。
これらが法的に有効なのかを考えてみたいと思います。
メールのやり取りがあったことを証明
国や地方自治体など、文書の仕様が法令で決まっている場合を除いた民間事業者間の取引では、Gmailはビジネス文書として有効です。
しかし、Gmailでやり取りした電子メールの真偽や授受が争いの対象になった場合、Gmailの証拠能力はどうなのでしょうか。
AppsCool を利用することで、以下のような機能を Gmail に追加することができ、Gmail でやり取りした電子メールに証拠能力を与えることが可能になります。
送受信全メールの原本コピーが保存される
証拠として提出するためには、当然のことですが電子メールの原本コピーが必要です。
AppsCool で Gmail を利用すれば、会社で送受信された全てのメールの原本コピーが管理者の Gmail に残ります。たとえ、担当者が誤ってメールボックスから削除してしまった場合でも、管理者が削除しない限り原本コピーは残ります。
電子メールはテキストですから、本文だけであればテキストエディタで作成することも可能です。
しかし、電子メールには”ヘッダー”という、通常は表示されない、送受信の情報を記録したデータがあります。ここには送信サーバーがメール送信ごとに発行する【メールID】と【タイムスタンプ】、同じく受信サーバーがメール受信ごとに発行する【メールID】と【タイムスタンプ】など、改竄不可能なデータが含まれています。
このヘッダー情報は、Gmail でメール本文を開いた画面の上部右側にある下向きの矢印（マウスを置くと「その他」と表示されます）をクリックし「メッセージのソースを表示」で内容を確認することができます。
Gmail にデータが保存される唯一の方法は、メールの送受信です。管理者の Gmail に保存された過去の組織内の全ての送受信メールは、後から改竄することはできません。
そして、管理者の Gmail に保存されたメールは裁判所にも確認させることが可能ですので、メールが真正であることが証明できます。
AppsCool で Gmail を利用すれば、会社で送受信された全てのメールの原本コピーが管理者の Gmail に残ります。たとえ、担当者が誤ってメールボックスから削除してしまった場合でも、管理者が削除しない限り原本コピーは残ります。
電子メールはテキストですから、本文だけであればテキストエディタで作成することも可能です。
しかし、電子メールには”ヘッダー”という、通常は表示されない、送受信の情報を記録したデータがあります。ここには送信サーバーがメール送信ごとに発行する【メールID】と【タイムスタンプ】、同じく受信サーバーがメール受信ごとに発行する【メールID】と【タイムスタンプ】など、改竄不可能なデータが含まれています。
このヘッダー情報は、Gmail でメール本文を開いた画面の上部右側にある下向きの矢印（マウスを置くと「その他」と表示されます）をクリックし「メッセージのソースを表示」で内容を確認することができます。
Gmail にデータが保存される唯一の方法は、メールの送受信です。管理者の Gmail に保存された過去の組織内の全ての送受信メールは、後から改竄することはできません。
そして、管理者の Gmail に保存されたメールは裁判所にも確認させることが可能ですので、メールが真正であることが証明できます。
注意：弊社が推奨するご利用方法で運用いただいている場合には、Apps Cool が、Gmailの管理用アカウントに保存したメール本文を自動的に削除することはありません。しかし、全メールが保存される管理者の Gmail にログインし、メール削除を行うことは可能です。Gmailのゴミ箱からも削除したメールは復活できませんので、ご注意ください。また、Gmailの基準で迷惑メールに振り分けられたメール等については、Googleのポリシーにより削除される場合があります。この場合も、削除されたメールは復活できません。
Gmail の機能については、Google のサイトをご参照ください。
Google Apps for Business「Gmail」の概要を見る＞＞
Gmail の機能については、Google のサイトをご参照ください。
Google Apps for Business「Gmail」の概要を見る＞＞
相手側サーバーの送受信データを含む通信記録が残る
メールが真正であることが証明できても、相手側は該当するメールを受け取っていない、あるいは該当メールは相手側が送信したものではないと主張する可能性があります。
「相手側が送信したものではないとの主張」に対しては、Gmail に保存された受信メールのヘッダー情報で対抗できます。ヘッダー情報には送信元のマシンの名前が入った【Message-ID】と、Gmailへの到着までの経路情報が含まれています。
この情報により、該当のメールを相手側が送信したものであることが証明できます。
相手側が受け取っていないとの主張に対しては、AppsCool が保存しているメールログで対抗できます。
メールログには、相手側のメールサーバーの受信記録が、相手側のメールサーバーの発行したIDとともに記録されています。（yahoo.co.jp ではIDは発行されませんが、受信したことを示す ‘ok dirdel’ が発行されます。）
AppsCool が保存している メールログと、管理者の Gmail に保存された送信メールの原本コピーを示すことで、送信について瑕疵がないことがないことを証明できます。
「相手側が送信したものではないとの主張」に対しては、Gmail に保存された受信メールのヘッダー情報で対抗できます。ヘッダー情報には送信元のマシンの名前が入った【Message-ID】と、Gmailへの到着までの経路情報が含まれています。
この情報により、該当のメールを相手側が送信したものであることが証明できます。
相手側が受け取っていないとの主張に対しては、AppsCool が保存しているメールログで対抗できます。
メールログには、相手側のメールサーバーの受信記録が、相手側のメールサーバーの発行したIDとともに記録されています。（yahoo.co.jp ではIDは発行されませんが、受信したことを示す ‘ok dirdel’ が発行されます。）
AppsCool が保存している メールログと、管理者の Gmail に保存された送信メールの原本コピーを示すことで、送信について瑕疵がないことがないことを証明できます。
注意：弊社が推奨するご利用方法で運用いただいている場合には、Apps Cool ではメールログが自動的に削除されることはありません。しかし、Apps Cool For Google Apps 管理用Webページの「メールログ削除」機能を利用して、利用者自身がメールログを削除することは可能です。削除したメールログは復活できませんので、ご注意ください。
「メールログ削除」機能の詳細を見る＞＞
「メールログ削除」機能の詳細を見る＞＞
電子メールの性質である交渉の流れが明確になる
上記までで、相手側が読み落としていたという主張以外は、誤りであることが証明できます。
「相手側が読み落としていたという主張」も、取引のすべての交渉を AppsCool の Gmail で行っていた場合は、反証できます。
取引には「条件提示」「承認」「実施」という過程があります。
AppsCool で Gmail を利用すれば、「条件提示」「承認」「実施」の各過程毎のそれぞれのメールが、上記で示したように証拠能力を持たせることが可能ですので、1過程のメールだけを読み落としていたと主張しても、取引の全体像を再構築すれば、そのような主張は意味がないことを立証可能です。
「相手側が読み落としていたという主張」も、取引のすべての交渉を AppsCool の Gmail で行っていた場合は、反証できます。
取引には「条件提示」「承認」「実施」という過程があります。
AppsCool で Gmail を利用すれば、「条件提示」「承認」「実施」の各過程毎のそれぞれのメールが、上記で示したように証拠能力を持たせることが可能ですので、1過程のメールだけを読み落としていたと主張しても、取引の全体像を再構築すれば、そのような主張は意味がないことを立証可能です。
- すべての送受信メールが管理者のGmailに保存される。
- 保存された管理者の Gmail データを過去にさかのぼって改変することは不可能である。
- すべての送受信の記録がメールログとして残り、これには相手側サーバーが発行した受信記録も含まれている。
